FAQ 13 社内コミュニケーションを図る方法は?

 わが社は昭和28年の創業ですが、ほぼ創業と同時に社内報が発行されておりました。ところが経費節減のため、年4回の発行になり、これを機に内容を一新、現場責任者にインタビューした現場リポートや毎回テーマを決めた社内アンケート、社員から川柳を募集し、入選者には粗品進呈など工夫をこらしました。

 取締役へのインタビュー、新製品の紹介、などもとりあげました。また、社員のお子さんが小学校に入学したことを紹介したりもしました。すると、それに対して「祝いももらえないのに載せて欲しくない。小学校だけではなく、中学・高校・ 大学もあるではないか」といわれて、がっかりしました。

 また、各地の営業所からも原稿を募集しましたが、考え方が受け身的で、自分たちから情報を発信するのを嫌い、原稿が集まりませんでした。このような我社の社風も手伝って、

  • 発行回数を減らしたため、なじみが薄くなった。
  • 委員会とは名ばかりで、一部の人に編集の負担がかかった。
  • 回数を減らしても経費はかかる。

などの理由で、わずか5回の発行で打ち切りになってしまいました。その後、会社内部から経営者の考えが社員に伝わっていない、社内のコミュニケーションが十分でない、本社の様子が営業所に伝わらない、などの意見が出ました。

 そこで、経費がかからず、速報性があるメールという手段を使い、「トピックス」を流そうということになりました。社長の所感、慶弔、資格取得者紹介、規程の主な改正点 などの掲載を考えています。かたくならず、気軽に読めるもので、社内情報をスピーディーに伝達するには、他にどんなテーマをとりあげたらよいでしょうか。発行の目的は社内情報の開示ですが、第一に読みやすいこと(やたら数字を並べない、記事の分量を少なく1枚におさまるなど)第二に速報性 が求められていると思います。

 とにかく、社員であれば当然知っていなければならないことが、伝わっていない。情報のパイプが詰まっているのが現状です。社内報での失敗をくりかえさず。上記の目的を達成したいと思っています。

●ANSWER

 お悩みは、程度の差こそあれどこの会社も同じようなものだと考えてください。そのような状態をなんとか打破しようと、経営者も広報の担当者も努力をして、一歩一歩進もうとしているわけです。

 さて、いまお考えの「トピックス」の内容は、一種の「通達」ではないかと思います。それはそれでよろしいのですが、もう一つ、社員の方が興味を持たれるような内容を付け加える方がよいかもしれません。頭に浮かぶ項目をいくつか書いてみます。

  1. 社長の所感は、経営トップの意思を社員に伝えるということで、必要なものだと思いますが、毎回ですと少し堅苦しくなります。そこで、Nさんによるインタビューの形を取り入れたらいかがでしょう。よく新聞や雑誌で見かけるような形式です。
       そこでは、会社の方針とか戦略などを真正面からは取り上げずに社長のよく読まれる本とか最近感動したこと、あるいはご趣味のお話など、その人間性が表れる内容がよいのではないでしょうか。社員とトップとの距離がいくらかでも縮められる効果があると思います。
  2. 会社のイベント、たとえば新製品の発表とか、大口の受注とか、重要な会議でもよいのですが、そのようなものを取材して掲載するのも会社の動きが社員に伝わるので、よいと思います。
  3. 社員の方が一番興味を持つのは「社員のこと」です。出来るだけ多くの社員を登場させたり、名前を掲載したりする方がよいと思います。地方の営業所の活動などを順番に伝えるのもよろしいのではないでしょうか。