FAQ 18 電話取材にはどう対応したらよいでしょうか?

最近、記者からの電話取材を受けることが多くなっています。原則的に電話取材は受けないことにしておりますが、記者の方から「締め切りまで時間がない」とか「ちょっ と確認するだけだから」と言って、強引に電話取材を受けさせられるはめに陥ります。このような場合、どうするのがよいのでしょうか?

●ANSWER

電話取材はできれば避けたいものです。最善のコミュニケーションは人と人との対面に よるものと言われています。電話ですと、どうしてかミスが多くなることを私たちは経験から知っています。広報のマニュアル本にも、電話取材は断るべきであると書いてあるものがあります。

しかし、いつまでそれが通用するでしょうか? 何か大きな発表をした直後など、あちこちの報道機関から「確認」と称して電話の追加取材があります。その度に「電話では話せませんのでご来社ください」というのには無理があります。
私の知っている企業では、質問事項だけを聞いて即答せずにFAXで回答しています。 電話にレコーダーを接続している広報担当者も多いと思います。録音は必要悪だと思いますが、それもこれも後日で言った言わないの水掛け論にならないように備えているわけです。

FAXやE-mailで回答するのはよい方法だと思いますが、企業危機などで電話による問い合わせが次から次へとかかってくるような状況下では、十分な対処をすることはできません。また、文書ではどうしても紋切り型の回答になってしまう問題もあります。そのように考えると、電話取材を許容すべきではないかと考えます。

ところで、「言った言わない」の水掛け論は、広報担当者と記者の間ではそれほど経験することはないように思います。水掛け論は往々にして、広報担当者と、取材に応じた社内の別セクショ ンあるいは役員などの間で頻繁に起こるようです。電話につないだ会話レコーダーも、誤報対策というより、社内対策や護身術の一つなの かもしれませんね。